“Binnen een organisatie is verandering de enige constante …”

Organisaties moeten tegenwoordig vrijwel constant veranderen. En dan is de eerste uitdagende verandering afgerond, dan moet er het jaar daarop wéér iets veranderen, en een jaar later weer …
Uit de praktijk blijkt nog steeds dat veel veranderingen en projecten helaas niet tot het gewenste resultaat leiden.

Hulp nodig? Neem vrijblijvend contact op

Wellicht herkent u dit wel. De invoering van een nieuw informatiesysteem verloopt uiterst moeizaam en brengt toch niet de verwachte voordelen. Onvoldoende betrokkenheid van het management en gebruikers bij het project resulteert in onvoldoende draagvlak of weerstand. Het interne professionaliseringstraject leidt uiteindelijk toch niet tot een andere werkwijze of ander gedrag. Of het doorvoeren van procesverbeteringen stuit op samenwerkingsproblemen tussen de betrokken afdelingen …

Verandermanagement is een vak; een uitdagend maar soms ook lastig vak. In verandermanagement komen veel managementthema’s samen: Hoe breng je mensen in beweging? Hoe communiceer je effectief? Hoe kun je draagvlak creëren en welke leiderschapsstijl past daarbij? Bij veel veranderingsprocessen ligt de nadruk op economische en/of technische aspecten. De menselijke en organisatorische aspecten bepalen echter in grote mate het welslagen van een blijvende verandering in de bedrijfsvoering.

Een succesvolle verandering is maakbaar maar een standaard ‘succesrecept’ bestaat niet. De opdracht, specifieke wensen van de opdrachtgever en organisatiecultuur bepalen namelijk welke manier in welke situatie het beste werkt. Het goed organiseren van een veranderproces is maatwerk en vraagt een aantal duidelijke spelregels. De praktijk heeft uitgewezen dat dit – los van de gehanteerde verandermethodiek – de meeste kans van slagen heeft als dit op een projectmatige en doelgerichte manier wordt aangepakt.

Vakkennis en managementinstrumenten, wetenschappelijke theorieën en best practice methodieken zoals PRINCE2, MSP, LEAN en Agile zijn voor een verandermanager weliswaar belangrijk, maar deze zijn niet van doorslaggevend belang.

De verandermanager zélf maakt namelijk het verschil!

The Big Five

The big 5

Onderstaande 5 factoren zijn van invloed op het succesvol doorvoeren van een verandering:

Cruciaal voor het doorvoeren van een verandering is het hebben van een heldere visie. Het is daarnaast belangrijk dat alle betrokkenen weten welke visie (het waarom) schuilgaat achter de verandering en hoe de doelen zich verhouden tot de visie van de organisatie. Gedurende de uitvoering van een project of programma kan het namelijk gebeuren dat teamleden zo opgaan in het doorvoeren van veranderingen dat men niet meer weet waarvoor men dit aan het doen is. Hierdoor kan verwarring ontstaan.
Voor het implementeren van veranderingen of uitvoeren van projecten zijn verschillende vaardigheden nodig. Bij voorkeur doet de organisatie zelf zoveel mogelijk. Er zijn echter grenzen aan de beschikbare tijd en de vaardigheden van de medewerkers en het management. Dat is ook niet vreemd, je kunt niet overal goed in zijn. Soms is het verstandig om externe vaardigheden tijdelijk in te huren. Vreemde ogen kijken anders en zien vaak meer. Als bepaalde vaardigheden namelijk ontbreken ontstaat er angst en onzekerheid.
Benoem de noodzaak van een verandering, communiceer deze helder en betrek medewerkers bij het vormen van de ideeën. Doet u dit namelijk niet, dan is de kans groot dat er door de betrokkenen (te) weinig urgentie wordt gevoeld en kan er weerstand ontstaan.
Kunnen we voldoende handen vrijmaken en hoeveel kost het project? Geen enkele verandering kan zonder de noodzakelijke middelen. Tijd voor het bedenken en uitvoeren van de verbeteractiviteiten en het beschikken over voldoende financiële middelen zijn twee belangrijke voorbeelden van noodzakelijke middelen. Ondanks het enthousiasme van teamleden en belanghebbenden leidt het gebrek aan middelen uiteindelijk tot frustratie.
Een goed plan van aanpak is beknopt, heeft relatief weinig tekst en maakt alle betrokkenen helder wat het doel is en hoe de aanpak is. Het geeft antwoord op waarom, wanneer, wie, waarmee en hoe (op hoofdlijnen). Zonder helder plan van aanpak maak je een valse start en kom je in een draaimolen terecht. Wanneer de belangrijkste acties niet goed zijn uitgewerkt, moet het team opnieuw beginnen om af te spreken wie, wat, wanneer doet.

Top10 Faalfactoren

valkuilen

De 10 meest voorkomende oorzaken van het mislukken van projecten:

  1. Onduidelijkheid over de opdrachtgever.
  2. Geen goede definiëring van het doel en het beoogde projectresultaat.
  3. Oorspronkelijke uitgangspunten en eisen veranderen tijdens uitvoering.
  4. Gebrek aan communicatie met belanghebbenden.
  5. Slechte schattingen van doorlooptijd en kosten.
  6. Onvoldoende planning van activiteiten, tijd en middelen.
  7. Gebrek aan coördinatie van mensen, middelen en activiteiten.
  8. Gebrek aan kwaliteitscontrole.
  9. Resultaten zijn niet of onvoldoende meetbaar.
  10. Gebrek aan controle over de voortgang waardoor tijdige bijsturing niet (meer) lukt.

Bron: Standish Group